FRONTLAB / FIELD NOTES
采购知识库前，怎样决定哪些资料可以入库？
先确定岗位任务，再逐份确认资料用途、有效版本、允许角色、本次处理范围和维护责任。条件齐全才进入准备范围；缺项列为待核，有些资料只用于定位或不入库。
先确定工作，再列资料
先选一个岗位和一项工作，写清使用者要解决的问题、需要什么依据，以及谁对资料内容负责。例如，员工要查现行报销条件，需要已批准的制度和相关流程；如果目标是按编号查某笔订单金额，应先比较结构化数据和数据库查询。文档检索增强生成（RAG）可以辅助查说明，不能替代对字段、关联关系和查询权限的核对。
由业务负责人列候选目录，内容负责人确认版本和用途，系统负责人核对身份与访问边界。没有负责人、用途或授权结论的资料，先保留待核，不因为供应商要演示就默认可导入。
逐份资料作出四种决定
建议以一份文档的一个版本为一行，记录实际位置、用途、权威原件、版本状态、允许角色和维护安排。相同标题的草案、现行版和历史版分别登记；历史查询确有需要时，也要注明适用日期，避免当作当前制度使用。
| 决定 | 适用情况 | 下一步 |
|---|---|---|
| 准入 | 用途、权威原件、有效状态、角色和本次处理范围已确认 | 按约定范围准备并抽检；记录负责人和生效条件 |
| 待核 | 原件、版本、授权或维护责任有缺项 | 暂不导入；列明待确认事项、责任人和期限 |
| 只作定位 | 目录或索引可帮助找到负责人，但内容未经确认或不适合回答 | 保留定位信息，不作为回答依据；访问范围仍须确认 |
| 不入库 | 本次任务不需要、处理未获允许，或验收参考答案和记录表 | 不导入检索库；保留决定及原因，另按原有规则管理 |
把“能不能用”拆成可核对的条件
一份文件可以供某岗位查阅，不代表它可以用于本次处理，也不代表所有供应商都可接收。分别确认：资料是否为权威原件或经确认的副本；在什么日期、业务范围内有效；哪些角色可使用；是否允许按本次约定的方式处理。条件不明时，记录具体缺项并等待确认。
例如同一制度有已批准版和未批准草案：现行问题应先依据负责人确认的有效版；草案待审批，不因上传时间较新而覆盖现行版。若确需按历史日期查旧版，应单独说明适用区间及可见角色。版本标记有助于筛选，但有效状态仍由业务负责人确认。[1]
权限写到角色，也落实到访问链
清单应写允许角色，例如“财务审核员”，以及限制范围，而不是只写“内部”或“敏感”。明确身份从哪里取得、角色由谁维护，并请实施方说明如何在检索、回答、原件预览、下载和分享时执行授权。
权限标签不等于系统权限。身份和授权规则必须在服务端执行，不能只靠文档标签或提问者自报角色。微软文档级访问控制资料可作身份、文档权限与查询过滤的设计参考；具体方案仍需结合实际系统验证。[2] 角色变更或撤权后，还要核对后续访问和缓存等约定范围。
谁更新，何时撤回，先写进记录
每份准入资料指定维护责任人及联系渠道，记录制度修订、到期、撤销或负责人变更等触发条件。约定谁通知、谁替换或停用、如何确认生效，以及旧版是否为历史用途保留。记录原件、索引、缓存和会话等各自的处置范围；停止检索不等于所有副本已清除。微软的存储索引文档也区分了变更检测与删除检测，不能把删除原文件视为检索结果一定同步清理。[3]
采购询价时，让供应商说明这些操作由谁完成、如何记录和交接，以及涉及哪些额外工作。业务部门仍需对内容和有效状态作出确认，不能把资料责任全部交给系统管理员。
导入前抽检，问题留在清单中
选有代表性的页面检查解析结果：扫描件能否识别，表格的项目、数值和单位是否对应，标题与正文是否关联，引用能否定位原件。发现错漏，记录位置、影响和处理人；未解决的问题不应写成已通过。抽检结果只覆盖所检查的样本，不能代替后续实际问答和权限验收。
测试材料中，参考答案和验收记录表留在测试人员手里，不导入被测知识库。准入清单确定可处理的资料范围；之后再用独立问题、预期依据和不同角色做验收。
先交目录，再确定试点
先提供脱敏目录、岗位用途、允许角色和待核问题，不收集原件。双方确定处理范围与方式后，再安排资料准备。下载下方记录表，示例均为虚构填写方式；将示例替换后逐份登记。
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常见问题
资料有负责人，就能直接导入吗？
还要确认用途、权威原件、有效状态、允许角色及本次处理是否获准；有缺项先记待核。
只作定位的资料可以用来回答吗？
不应作为回答依据。先由负责人确认原件、有效状态和本次用途，再决定是否准入。
标签标明财务可见，就完成权限隔离了吗？
没有。还需将可信身份和授权规则落实到检索与原件访问等环节，并验证实际行为。
下载模板
- 知识库资料准入记录表（CSV）：15项字段，4种决定的示例及空白行。示例为填写说明，请替换为本企业的脱敏目录；不含客户资料。
来源与延伸阅读
- Dify：按自定义元数据过滤知识检索：2026-11-01核对官方说明：自定义元数据可用于筛选检索内容；版本有效性与授权规则需另行确认。
- Microsoft Learn：文档级访问控制：2026-11-01核对官方说明：文档权限需与可信身份、查询过滤衔接；具体能力受数据源、版本和预览状态约束。
- Microsoft Learn：索引中的变更与删除检测：2026-11-01核对官方说明：Azure Storage索引的变更检测与删除检测机制不同，删除检测需配置；其他系统应核对自身同步与清理机制。